De druk op compliance in de accountancy is in een paar jaar tijd structureel toegenomen. WWFT-verplichtingen worden strenger gehandhaafd, het toezicht verschuift van eenmalige checks naar doorlopend monitoren, en de Europese Anti-Money Laundering Regulation die in 2027 in werking treedt brengt de lat opnieuw omhoog. Voor het accountantskantoor met honderden cliënten is dat een operationele uitdaging die zich met handwerk niet meer laat oplossen. Michel Jongboer, CEO van Hyarchis, vertelt hoe documentmanagement en compliance de afgelopen jaren zijn samengeschoven tot één proces, en wat dat oplevert voor het kantoor van morgen.
De druk op compliance is structureel
“Wat we de afgelopen jaren zien gebeuren, is dat compliance in de accountancy niet meer terugkeert naar wat het ooit was,” vertelt Michel. “De WWFT-druk is structureel zwaarder geworden, en die gaat niet meer weg. Toezichthouders verwachten continue monitoring, niet alleen een eenmalige check op het moment dat een nieuwe cliënt binnenkomt. Dat is een fundamentele verschuiving in wat er van een kantoor wordt verwacht.”
Met de aanstaande Europese Anti-Money Laundering Regulation, kortweg AMLR, wordt die lat in 2027 nog een keer hoger gelegd. “AMLR maakt strengere klantenonderzoeken en doorlopend monitoren tot Europese norm, niet langer alleen tot nationale invulling. Voor accountants- en administratiekantoren is dat niet iets om af te wachten. De voorbereiding moet nu beginnen. Wie zijn KYC-werk nu nog volledig handmatig inricht, loopt over een paar jaar tegen een muur aan.”
De aard van het werk verandert. “Bij vijftig cliënten kun je nog handmatig je dossiers bijhouden. Bij honderden cliënten is dat niet meer haalbaar. En dat is precies de schaal waarop het gemiddelde accountants- of administratiekantoor zit te werken.”
“Elke Bij honderden cliënten is handmatige WWFT niet meer haalbaar.”
Compliance is geen los project, het is een doorlopend proces
De grootste verschuiving in dit hele verhaal is dat compliance geen project meer is, maar een doorlopend proces. “Vroeger was de werkwijze: nieuwe cliënt aanvragen, check uitvoeren, dossier opbouwen, klaar. Vandaag is het: dossier opbouwen, en daarna voortdurend op de hoogte blijven van wat er verandert. Een bestuurder die wisselt, een uiteindelijk belanghebbende die wijzigt, een transactie die niet bij het profiel past. Dat allemaal proactief signaleren, anders dan achteraf reageren, is wat de toezichthouder verwacht en wat klanten van hun kantoor vragen.”
De druk komt volgens Michel namelijk niet alleen van de toezichthouder. “Klanten verwachten ook steeds meer en steeds sneller. In een on-demand economie bel je niet meer even voor een afspraak over drie weken. Je wilt vandaag weten waar je staat. En naast de reguliere dienstverlening verwacht de ondernemer dat zijn accountant proactief meedenkt: welke kansen liggen er, welke risico’s moet ik op mijn radar hebben? Daarover wil hij of zij kunnen sparren met zijn vaste contactpersoon.”
Daar zit het tweede deel van de business case. “Kantoren die compliance slim automatiseren, maken daarvoor ruimte. Ze weten eerder wat er speelt bij hun cliënten en kunnen het gesprek voeren dat er echt toe doet, in plaats van tijd te verliezen aan handmatig dossierwerk.”
AI bereidt voor, de professional beoordeelt
AI zit in Hyarchis op meerdere lagen. “Documentherkenning bij binnenkomst is inmiddels standaard. Een document komt binnen via een portaal, wordt automatisch herkend, geclassificeerd en gekoppeld aan het juiste cliëntdossier. Daar gaat geen mensenhand meer aan te pas.”
De volgende laag is volgens Michel waar het echt interessant wordt. “Risicosignalering. AI scant het cliëntdossier op afwijkingen en flagt wat niet klopt. Zonder dat iemand handmatig door stapels documenten hoeft. Een huurprijs in het dossier die niet matcht met wat er daadwerkelijk geboekt wordt, een betaling die buiten het verwachte patroon valt, een cliëntwijziging die nog niet is doorgevoerd. AI bereidt voor, de professional beoordeelt. Dit is eenzelfde beweging die we in eBlinqx Fiscaal maken.”
Daar zit een principe achter dat Michel benadrukt. “AI mag nooit de eindbeslisser zijn in compliance. Wel de meest grondige voorbereider die je je kunt voorstellen. Daardoor kun je je tijd als professional besteden aan de beoordelingen die ertoe doen, in plaats van aan het sorteren van documenten.”
Een cliëntdossier dat zichzelf bijhoudt
Het product waarin dit alles samenkomt, is de Hyarchis Compliancy Manager. “Daarmee bouwen we samen met kantoren aan een cliëntdossier dat zichzelf bijhoudt en afwijkingen automatisch signaleert. KYC-data en cliëntdossiers worden gekoppeld op een manier die voorheen handmatig moest. Wat tot voor kort door medewerkers werd bijgewerkt, doet de software nu voor je.”
Wat dat oplevert voor een kantoor met honderden cliënten, is groter dan veel kantoorpartners zich realiseren. “Continuous monitoring betekent dat je vanaf het moment dat een dossier verandert weet dat er aandacht nodig is. Geen jaarlijkse reviewronde meer waarbij je honderden dossiers in een paar weken moet langslopen. De software signaleert. De professional beoordeelt.”
En wie nu start, bouwt aan een dossier dat klaar is voor wat eraan komt. “Kantoren die nu beginnen met Hyarchis Document Manager, bouwen meteen aan een dossier dat klaar is voor strengere regelgeving.”
De ruggengraat onder het platform
Tot slot speelt Hyarchis een bredere rol binnen Blinqx Accountancy & Tax. “We leveren twee oplossingen binnen het platform. Eén: de documentverwerkingskracht. Alles wat via portalen binnenkomt, wordt automatisch verwerkt en gekoppeld aan de aangifte, het CRM of waar het ook moet landen. Twee: Hyarchis Comply als startpunt voor klantonboarding en klantcontinuatie, geïntegreerd met Simplicate. Klantdata stroomt vanaf dag één consistent door het hele platform.”
Het effect daarvan zit volgens Michel in het ontbreken van dubbel werk. “Een compliant cliëntdossier in Hyarchis hoeft niet opnieuw te worden aangemaakt in het aangifte- of CRM-systeem. Dat is wat het verschil maakt tussen een platform en losse tools die naast elkaar bestaan. Documentmanagement is in dat geheel geen bijzaak. Het is de ruggengraat van het hele proces.”
Dit interview verscheen in het Blinqx Accountancy & Tax zomermagazine 2026. Bestel hier je gratis exemplaar.
